Attività singola e ricorrente: differenza operativa
Una scadenza singola ha inizio e fine: la completi e non si ripresenta (salvo che tu ne crei una nuova manualmente). Una ricorrente appartiene a una serie: al completamento nasce la prossima istanza con la data calcolata dalla frequenza.
Trattare una ricorrenza come tante scadenze singole copiate a mano è fragile: date sbagliate, duplicati, promemoria dimenticati sulla copia successiva.
Errori comuni nella gestione manuale
- Duplicare la riga ogni mese invece di usare una serie.
- Anticipo promemoria incoerente tra un periodo e l'altro.
- Chiudere l'attività senza registrare note utili al periodo successivo.
- Non archiviare le istanze obsolete quando cambia la frequenza.
Frequenze supportate
In Dutly le ricorrenze supportate sono mensili, trimestrali e annuali. Ogni istanza mantiene titolo, categoria, destinatari e impostazioni di promemoria della serie.
Esempi generici (non normativi): invio report mensile al cliente, revisione trimestrale di un contratto fornitore, rinnovo annuale di un certificato o dominio.
Scelta dell'anticipo (lead days)
L'anticipo indica quanti giorni prima della scadenza vuoi ricevere il promemoria. Un valore predefinito a livello account può essere sovrascritto per singola scadenza quando serve più margine.
Su attività mensili un anticipo di 7–14 giorni è comune; su annuali potresti preferire 30 giorni o più per coordinare fornitori o documenti.
Promemoria nel giorno della scadenza
Oltre all'anticipo, puoi attivare un avviso nel giorno stesso della scadenza (remind day of). È utile per attività che devono essere eseguite in una data precisa, non solo "entro" un periodo.
Completamento, posticipo, modifica e archiviazione
Completare un'istanza ricorrente attiva genera la successiva secondo la frequenza. Posticipare (snooze) sposta la data in avanti mantenendo la scadenza aperta — in Dutly il posticipo accetta solo date successive alla scadenza corrente.
Puoi modificare titolo, data, categoria e impostazioni di promemoria su un'istanza aperta. Archiviare toglie l'attività dal flusso operativo senza cancellare lo storico.
Note e documenti alla chiusura
Annota esito e allega evidenze quando chiudi l'istanza: il mese successivo saprai cosa è stato fatto. Gli allegati richiedono piano Plus o Ultra.
Gestione dello storico
Le istanze completate restano consultabili. Lo storico aperture/chiusure (Plus e Ultra) mostra le transizioni nel tempo. Non confondere archiviazione con eliminazione: eliminare è irreversibile e riservato a casi specifici.
Dutly in pratica
Dutly gestisce le ricorrenze come serie con istanze collegate: completi l'istanza corrente e, se la serie è attiva, viene creata la prossima con data calcolata dalla frequenza. Puoi applicare template di scadenze a un nuovo soggetto per partire da un pacchetto predefinito.
Domande frequenti
- Posso cambiare la frequenza di una serie esistente?
- Modificare la ricorrenza di un'istanza già in serie non è previsto nel flusso standard: conviene creare una nuova scadenza ricorrente con la frequenza corretta e archiviare la vecchia serie.
- Cosa succede se completo due volte la stessa istanza?
- Il sistema è progettato per evitare duplicati sulla generazione della prossima istanza in caso di richieste concorrenti.
- Dutly calcola automaticamente le date degli adempimenti legali?
- No. Dutly organizza le date che imposti tu; non sostituisce calendari normativi o consulenza professionale.
Dutly è uno strumento organizzativo e non sostituisce la consulenza fiscale, legale o professionale.